Teori Organisasi Umum 1 | Macam-Macam, Skema & Dinamika Organisasi

MACAM-MACAM ORGANISASI & SKEMA ORGANISASI

Berdasarkan proses pembentukanya:

• Organisasi Formal

          Organisasi yang dibentuk secara sadar dan dengan tujuan-tujuan tertentu diatur dengan                         ketentuan-ketentuan formal baik dalam anggaran dasar maupun anggaran rumah tangga,                     kegiatan atau hubungan yang terjadi adalah hubungan jabatan sebagaimana diatur dalam                     ketentuan tertulis

• Organisasi Informal

          Terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuan tidak jelas, anggaran dasar serta anggaran rumah             tangga tidak ada, hubungan terjalin secara pribadi

Berdasarkan Kaitan Hubungan dengan Pemerintah:

·   Organisasi Resmi, Organisasi yang di bentuk dengan pemerintah dan atau harus terdaftar dalam lembaran Negara.

·    Organisasi Tidak Resmi, Organisasi yang tidak ada hubunganya dengan pemerintah dan atau tidak terdaftar dalam lembaran Negara

Berdasarkan Skalanya:

1. Organisasi besar
2. Organisasi sedang
3. Organisasi kecil

Berdasarkan tujuannya:

·       Organisasi Sosial, Organisasi yang tujuan utamanya memberikan pelayanan kepada masyarakat tanpa memperhitungkan untung rugi

·  Organisasi Perusahaan, Organisasi yang didirikan dengan tujuan komersil atau mencari keuntungan

Berdasarkan bagan organisasi:

1. Segitiga Vertikal
2. Segitiga Horosontal
3. Kerucut Vertikal Horisontal
4. Lingkaran
5. Setengah lingkaran
6. Oval

Berdasarkan Tipe atau bentuknya:

Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:

a.                       ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga

Ciri-ciri:

·   Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

·         Jumlah karyawan sedikit

·         Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

·         Belum terdapat spesialisasi

·         Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

b.           ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:

Ciri-ciri:

·         Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

·         Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

·         Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

·         Jumlah karyawan banyak

·         Organisasi besar, bersifat komplek

·         Adanya spesialisasi

c.           ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri:

·         Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

·         Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

·         Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

·         Target-target jelas dan pasti

·         Pengawasan ketat

·         Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

d.           ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL  (LINE & FUNCTIONAL ORG)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya  dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional  yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri:

·   Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

·         Terdapat spesialisasi yang maksimal

·         Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

e.           ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.

Ciri-ciri:

§  Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

§  Jumlah karyawan banyak.

§  Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:

o      Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

o      Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

o      Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

f.            ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

Ciri-ciri:

·         Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

·         Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.

·         Asas musyawarah sangat ditonjolkan

·         Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

·         Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

SKEMA ORGANISASI

Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

Macam-macam Skema Organisasi:

·         Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

o   Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

o   Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

o   Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

o   Skema Organisasi Lingkaran

o   Skema Organisasi Gambar

·         Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

• Skema Organisasi Fungsional: Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas  dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

• Skema Organisasi Jabatan: Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

• Skema Organisasi Nama: Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

• Skema Organisasi Nama dan Jabatan: Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

• Skema Organisasi Struktur: Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.

DINAMIKA ORGANISASI

1.  ORGANISASI FORMAL vs ORGANISASI INFORMAL

Menurut Argyris Perbedaan karekteristik dari Organisasi tersebut adalah:

FORMAL	INFORMAL
Hubungan antara atasan & bawahan ditentukan peraturan	Hubunngan antara atasan dan bawahan berdasar kebutuhan masing-masing
Pemimpin ditetapkan	Pemimpin dipilih berdasarkan kesepakatan
Pengendalian perilaku melalui pemberian balas jasa dan hukuman	Pengendalian melaui pemenuhan kebutuhan
Bawahan sangat tergantung pada atasan	Kurang tergantung pada pimpinan

2.  FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Manusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik dari pimpinan atau sesame anggota, ini menyebabkan timbulnya bermacam-macam dinamika perilaku dalam organisasi.

Sebagai Wadah, dapat dikatakan bahwa organisasi bersifat memberikan adanya suatu kepastian dan ketentuan tentang pelaksanaan hubungan kerja antara manusia.

Sebagai Proses, dapat dikatakan organisasi bersifat dinamis sebab itulah  ia hidup, selalu bergerak, berkembang dan berubah-ubah. Adanya sifat dinamis ini dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain:

a.   FAKTOR INTERN (DALAM)

·         Tujuan

·         Manusia-manusia

·         Tata hubungan

b.   FAKTOR EKTERN (LUAR)

a.   NON FISIK

Bersifat Konstitusional-politis

     Contoh: UUD, Tap MPR, KEPRES, SISTEM PEMERINTAHAN

Bersifat Sosial-politis

Contoh: Partisipasi masyarakat, Parpol, Susunan hidup masyarakat, Peranan kelompok.

                        Bersifat Sosial-ekonomi

Contoh: Kondisi hidup penduduk, Sumber penghasilan, umlah penduduk, Lapangan kerja.

     Bersifat Sosial-religius

Contoh: Pengaruh Agama, Hubungan pemeluk agama, Organisasi keagamaan.

      Bersifat Sosial-kultur

Contoh: Tingkat kecerdasan berpikir.

      Bersifat Teknik-teknologis

Contoh: Penemuan teknologi

b.   BERSIFAT FISIK

Misalnya: Faktor letak, Keadaan Alam, Daerah, Sumber-sumber Alamiah, Keadaan Iklim dan Cuaca.

3.  DINAMIKA KONFLIK

Pada hakekatnya konflik adalah pertarungan menang kalah antara kelompok atau perorangan yang berbeda kepentingan satu sama lain dalam organisasi, timbulnya konflik atau pertentangan diakibatkan komunikasi dan informasi  dalam organisasi  tidak menemui  sasarannya.

JENIS-JENIS KONFLIK BERDASAR PERANAN:

§  Konflik Peranan (Person Role Conflict)

§  Konflik antar Peranan (Inter-role Conflict)

§  Timbul akibat satu orang menjabat dua atau lebih fungs yang bertentangan

§  Konflik Pemenuhan harapan (Intersender Conflict)

§  Memenuhi harapan dari beberapa orang

§  Konflik akibat informasi tidak sesuai (Intrasender Conflict)

JENIS KONFLIK MENURUT PIHAK YANG BERTENTANGAN:      

·         Konflik dalam diri sendiri

·         Konflik antar individu

·         Konflik antar individu denngan kelompok

·         Konflik antar kelompok dengan organisasi

·         Konflik antar organisasi

SUMBER UTAMA KONFLIK: Kebutuhan membagi sumberdaya terbatas Perbedaan tujuan Saling tergantungnya kegiatan kerja Perbedaan nilai atau persepsi Kemenduaan organisasional Gaya Individual

EMPAT PENYEBAB KONFLIK: Tujuan tidak sesuai dengan harapan Peralatan  atau alokasi sumberdaya yang tidak sesuai Masalah yang tidak jelas Perbedaan persepsi

EMPAT BIDANG STRUKTUR YANG SERING KONFLIK: Konflik Hirarkis (antar berbagi tingkatan organisasi) Konflik Fungsional (antar berbagai departemen) Konflik Lini-Staff Konflik Formal-Informal

4.  TEORI MOTIVASI

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi dapat dibedakan menjadi motivasi internal dan motivasi ekternal.

Motivasi yang muncul atas kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal.

Motivasi internal:

1. Motivasi Fisiologi

Merupakan Motivasi alamiah contohnya: Lapar & Haus

2. Motivasi Psikologis

■ Motivasi Kasih Sayang (Affectional motivation)

(menciptakan kehangatan,  keharmonisan)

■ Mempertahankan diri (Ego-defensive motivation)

          (melindungi kepribadian, mendapatkan kebanggaan)

■ Memperkuat diri (Ego-bolstering motivation)

          (mengembangkan kepribadian, berprestasi)

          Motivasi ekternal  menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada didalam individu  yang dipengaruhi oleh factor-faktor intern, pada teori ekternal tidak mengabaikan motivasi internal akan tetapi mengembangkannya. Teori Motivasi ekternal dijelaskan dengan Teori X dan Teori Y yang ditemukan Mc. Gregor. Inti dari Teori tersebut adalah:

“Teori Tradisional mengenai kehidupan organisasi banyak diarahkan dan dikendalikan oleh teori X yang menganggap rata-rata pekerja malas, tidak suka bekerja maka harus dipaksa dan dikendalikan, dihukum jika perlu, diarahkan demi mencapai tujuan tetapi pada kenyataanya teori X tidak mampu menjawab seluruh fakta yang terjadi dalam organisasi oleh sebab itu dimunculkan teori Y untuk menjawabnya, teori ini beranggapan Usaha fisik atau mental dalam bekerja adalah kodrat manusia, rata-rata mereka bersedia belajar dalam kondisi yang memungkinkan dengan tanggung jawab, ada kecerdikan, kreatifitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah, hukuman bukan salah satu jalan untuk mencapai tujuan, organisasi seharusnya memberikan kesempatan untuk mereka dalam berprestasi.

Tahun 1943 terjadi pengembangan teori motivasi yang dikenal dengan “Hirarki Kebutuhan Maslow” yang dikemukakan Abraham Maslow. Lima tingkatan keinginan dan kebutuhan menurutnya adalah:

 

1. Fisiologi: Lapar, haus, perumahan dll
2. Keamanan: Keselamatan, perlindungan dll
3. Sosial: Rasa cinta, kekeluargaan, persahabatan, kasih saying
4. Penghargaan: Status, kedudukan, kehormatan
5. Aktualisasi diri: Pemenuhan diri, pengembangan diri, kreatifitas, ekpresi diri.

5.  KEPEMIMPINAN

Perkembangan teori kepemimpinan:

a.   Teori Sifat Kepemimpinan

Dimulai dengan memusatkan pada pemimpin itu sendiri, kepemimpinan berhubungan dengan kualitas individu bukan fungsi situasi teknologi atau masyarakat. Keith Davis membagi empat ciri utama kesuksesan seorang pemimpin:

·         Kecerdasan

·         Kedewasaan social dan hubungan social luas

·         Motivasi diri dan dorongan berprestasi

·         Sikap-sikap hubungan manusiawi

b.   Teori Kelompok

Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi social, teori ini berpendapat untuk mencapai tujuan harus ada pertukaran positif antara atasan dan bawahan.

c.    Teori Situasional

Pendekatan kedua teori diatas kurang menyeluruh oleh sebab itu  teori dialihkan pada aspek situasional kepemimpinan. Fred Fiedleer mengajukan sebuah model dasar situasional dikenal dengan “Contingency model of leadership effectiveness”. Menggambarkan situasi yang menguntungkan dengan tiga dimensi empiric:

·         Hubungan pimpinan anggota

·         Tingkat dan Struktur tugas

·         Posisi kekuasaan

d.   Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa  pengaruh kepemimpinan terutama perilaku terhadap motivasi bawahan, kepuasaan dan pelaksanaan kerja. Empat tipe gaya perilaku pemimpin menurut teori ini:

·         Kepemimpinan Direktif

·         Kepemimpinan Suportif

·         Kepemimpinan Partisipatif

·         Kepemimpinan Orenteasi prestasi

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:

a.   Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:

·         Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin

·         Teknik dan langkah di dikte oleh atasan

·         Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

·         Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

b.   Demokratis, mempunyai ciri-ciri:

·         Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

·         Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.

·         Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok

·         Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c.    Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:

·    Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

·  Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

·     Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas

· Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

William J. Redden adalah seorang professor dan konsultan Canada membagi dua gaya kepemimpinan. Masing-masing adalah:

a.   Gaya-gaya Efektif:

·         Eksekutif

·         Pembangun

·         Otokrat penuh kebajikan

·         Birokrat

b.   Gaya-gaya tidak efektif

·         Kompromis

·         Misioner

·         Otokrat

·         Pelarian

Rensis Likert dengan melibatkan kaum Michigan  membagi empat system atau gaya dasar kepemimpinan organisasional:

a.   Otokrat Eksploratif

Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan

b.   Otokrat penuh kebajikan

Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan

c.    Partisipatif

Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.

d.   Demokratik

Manajer memberikan berbagi pengarahan  pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total  dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.