Teori Organisasi Umum 1 | Kepemimpinan

KEPEMIMPINAN

 Perkembangan teori kepemimpinan:

1. Teori Sifat Kepemimpinan

Dimulai dengan memusatkan pada pemimpin itu sendiri, kepemimpinan berhubungan dengan kualitas individu bukan fungsi situasi teknologi atau masyarakat. Keith Davis membagi empat cirri utama kesuksesan seorang pemimpin:

·         Kecerdasan

·         Kedewasaan social dan hubungan social luas

·         Motivasi diri dan dorongan berprestasi

·         Sikap-sikap hubungan manusiawi

2. Teori Kelompok

Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi social, teori ini berpendapat untuk mencapai tujuan harus ada pertukaran positif antara atasan dan bawahan.

3. Teori Situasional

Pendekatan kedua teori diatas kurang menyeluruh oleh sebab itu  teori dialihkan pada aspek situasional kepemimpinan. Fred Fiedleer mengajukan sebuah model dasar situasional dikenal dengan “Contingency model of leadership effectiveness”. Menggambarkan situasi yang menguntungkan dengan tiga dimensi empiric:

·         Hubungan pimpinan anggota

·         Tingkat dan Struktur tugas

·         Posisi kekuasaan

4. Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa  pengaruh kepemimpinan terutama perilaku terhadap motivasi bawahan, kepuasaan dan pelaksanaan kerja. Empat tipe gaya perilaku pemimpin menurut teori ini:

·         Kepemimpinan Direktif

·         Kepemimpinan Suportif

·         Kepemimpinan Partisipatif

·         Kepemimpinan Orenteasi prestasi

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:

a.      Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:

·         Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin

·         Teknik dan langkah di dikte oleh atasan

·         Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

·         Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

b.      Demokratis, mempunyai ciri-ciri:

·         Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

·         Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.

·         Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok

·         Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c.       Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:

·         Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

·         Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

·         Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas

·         Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

William J. Redden adalah seorang professor dan konsultan Canada membagi dua gaya kepemimpinan. Masing-masing adalah:

a.      Gaya-gaya Efektif:

·         Eksekutif

·         Pembangun

·         Otokrat penuh kebajikan

·         Birokrat

b.      Gaya-gaya tidak efektif

·         Kompromis

·         Misioner

·         Otokrat

·         Pelarian

Rensis Likert dengan melibatkan kaum Michigan  membagi empat system atau gaya dasar kepemimpinan organisasional:

a.      Otokrat Eksploratif

Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan

b.      Otokrat penuh kebajikan

Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan

c.       Partisipatif

Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.

d.      Demokratik

Manajer memberikan berbagi pengarahan  pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total  dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

            Beberapa Defini tentang Komnukasi:

            CHESTER I BERNARD:

            Komunikasi adalah Suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan            umum.

            KOONTZ O’DONNELL:

            Komunikasi adalah Suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang lain.

           

            SECARA UMUM:

            Komunikasi adalah Usaha mendorong orang lain menginterprestasikan             pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempinyai pendapat      tersebut.

            TIGA UNSUR KOMUNIKASI:

a.      Pengirim berita (Komunikator/Sender)

b.      Penerima berita (Komunikan/Receiver)

c.       Berita atau Informasi

SYARAT KOMUNIKASI:

Jelas, Tepat, Sasaran Sesuai

I)                  MACAM-MACAM KOMUNIKASI

a.      One Way Traffic: Komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerima secara langsung. Contoh: Perintah atasan ke bawahan.

b.      Two Way Traffic: Komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana kedua belah pihak sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan, komunikator dan komunikan sama-sama aktif merespon, berinteraksi dan bereaksi. Contoh: Hubungan antara sesama teman atau karyawan dalam tingkatan struktur yang sama.

Menurut J.E. WALTERS kita dapat mencari  jumlah arus tata hubungan yang terjadi kalau penambahan orang terus terjadi. Contoh:

Rumus J.E. WALTERS dalam mencari jumlah arus adalah:

R = Relasi

N = Jumlah orang dalam organisasi atau anggota organisasi.

Dari data diatas   R = 4 (4-1)

                              R = 12

Sedangkan  untuk mencari Saluran Komunikasi:

Jumlah      SK = 4 (4-1)/2

                  SK = 12/2

                        = 6 Saluran.

II)                CARA-CARA KOMUNIKASI

a.      Komunikasi Langsung:

Komunikasi yang dilakukan dalam penyampaian berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada sipenerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, respon atau umpan balik diterima pada saat itu juga.

b.     Komukasi Tidak Langsung:

      Penyampaian berita tidak dilakukan secara langsung  hanya melalui orang lain ataupun       secara tertulis, sehungga umpan balik menjadi tertunda.

c.       Komunikasi Formal: Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi             disesuaikan dengan urutan atau tingkatan dalam struktur organisasi. Kalau disampaikan dari atasan ke bawahan biasanya dalam bentuk perintah dan apabila dari bawahan ke atasan bisanya berbentuk laporan.

d.      Komunikasi Informal:

      Aliran komunikasi yang terjadi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi disebut               dengan “the grapevine” biasanya disebarkan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut       ke mulut.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL:

a.      Aliran Vertkal

            Aliran ini mencakup seluruh transasksi yang meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi.

            Aliran Komunikasi Vertikal ke bawah dapat berbentuk:

§   Rantai perintah

§   Desas-desus

§   Serikat pekerja

§   Plakat dan papan nama

§   Majalah perusahaan

§   Surat pada karyawan

§   Buku petunjuk karyawan

§   Kontak informasi

§   Sistem pengeras suara

§   Kertas terima gaji

§   Laporan tahunan

§   Peretemuan kelompok

Gerakan informasi ke atas melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Secara lebih rinci Aliran komunikasi vertikal ke atas dapat berbentuk:

§   Kontak tatap muka

§   Pertemuan kelompok

§   Daftar pertanyaan kerja

§   Surat usulan

§   Pemberian saran

§   Wawancara

§   Mata-mata karyawan

§   Serikat pekerja

§   Desas-desus

§   Kebijakan pintu terbuka

b.      Aliran Horisontal (Lateral)

            Komunikasi ini mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi yaitu komunikasi antara bagian kelompok kerja yang sama tingkatan atau kelompok yang mempunyai kedudukan status yang sederajat.

c.       Aliran Diagonal

            Aliran ini mencakup seluruh transmisi antara aliran vertikal dan horisontal contohnya adalah bagaimana terjadi interaksi antara manajer dengan para anggota staff dan unit-unit pelayanannya.

III)           FASE, TUJUAN DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

                  Perkembangan komunikasi terbagi dalam 2 tahap:

a.      Fase Ekstensif:

      Fase dimana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif.

b.     Fase Intensif

      Perkembangan cepat secara kualitatif. Dalam perkembangan ini sering             kali saluran komunikasi tidak dapat menampung kebutuhan informasi             sehingga akan mengakibatkan :

§   Pemimpin menghadapi beban kelebihan informasi

§   Kesulitan penyimpanan serta pengambilan informasi dari tempat penyimpanan semula

§   Gangguan dalam proses umpan balik

§   Gangguan dalam waktu pelepasan informasi

§   Pemanfaatan tak efektif jaringan komunikasi yang ada

Tujuan Komunikasi

Menurut James. G. March dan Herbert A. Simon tujuan komunikasi digolongkan dalam:

a.      Kegiatan untuk kegiatan komunikasi tidak terprogram

b.      Komunikasi memulai dan penciptaan program

c.       Komunikasi pemberian data penerapan strategi

d.      Komunikasi untuk menimbulkan program

e.       Komunikasi tentang hasil kegiatan

Hambatan Komunikasi

Bentuk-bentuk hambatan komunikasi diklasifikasikan menjadi 4 macam, hambatan tersebut adalah:

a.      Hambatan dalam diri pribadi

Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi:

             a. Persepsi Selektif)

             b. Perbedaan dalam individu & ketrampilan komunikasi).

b.     Hambatan antar pribadi

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Iklim)

             b. Kepercayaan)

             c. Kredibilitas)

             d. Kesamaan pengirim penerima

c.       Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Status)

             b. Transmisi Hirarki)

         Berikut adalah cara merubah transmisi hirarkis:

·       Penyingkatan (codensation) :

             Penelitian menunjukkan bahwa para penerus berita sering atau cinderung mengubah                isi berita  dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita (tidak secara terperinci                  seperti yang mereka trima).

·    Closure:

             Para penerima berita yang mendua (membingungkan) cenderung melengkapi atau                    menutup kekurangan informasi.

·     Pengharapan (expectation):

             Kenyataan yang membuktikan penerus informasi sering membelokkan komunikasi                  kearah yang mereka inginkan.

·      Asosiasi:

        Menghubungkan peristiwa yang satu dengan yang lain  pada kejadian yang sudah-                      sudah.

             c. Ukuran kelompok)

             d. Kendala-kendala ruangan)

d.     Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Bahasa dan pengertian)

             b. Isyarat Non Verbal)

             c. Efektifitas Saluran)

             d. Kebanjiran Informasi)

Berikut adalah cara metode untuk menangani kelebihan informasi (kebanjiran informasi):

·         Penyaringan (Filtering) :

               Setiap informasi yang masuk disaring sesuai dengan tipe informasi tertentu yang                      relevan dengan keadaan.

·         Pengantrian (Queuing):

               Pemrosesan berita –berita atas prioritas-prioritas dimana berita yang berprioritas                      rendah akan dijadwalkan ulang.

·         Penetapan saluran ganda:

              Yaitu penambahan saluran-saluran masukan dan keluaran seperti penambahan                            saluran staf khusus atau paralel bila wewenang didesentralisasikan.

                          

Teknik Peningkatan Efektifitas Saluran Komunikasi

Teknik-teknik yang dikembangkan untuk mengimplementasikan perbaikan-perbaikan saluran komunikasi adalah sebagai berikut:

a.    Penetapan saluran-saluran pribadi

b.    Penetapan dewan khusus

c.    Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan

d.    Pembentukan tim-tim tugas

e.    Pembentukan tim-tim manajemen