ARTI PENTING ORGANISASI &
METODE
Organisasi berfungsi sebagai prasarana
atau alat untuk mencapai tujuan.
Istilah Organisasi dapat diartikan
sebagai:
WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja
sama (Statis)
PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis) ====รจ Inilah yang
menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang
dan berubah-ubah
METODE : Tata kerja / cara
bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses
kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
Metode
ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya
kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.
ORGANISASI
DAN METODE
:
Rangkaian proses kegiatan yang harus
dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang
menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang
telah ditetapkan
Dari Pemgertian
diatas O & M mengandung maksud:
·
Kunci
dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
·
Mutlak
dalam kegiatan manajemen
·
Memanfaatkan
segala sumber dan waktu
·
Berguna
untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
MANAJEMEN
:
Proses
dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa
mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan
Kegitan Manajemen :
·
Planning (perencanaan):
Berpikir,
menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik diperlukan dalam
rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi
·
Organizing
(pengorganisasian):
Proses
penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang
yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam
penempatan orang atau staf diharapkan objektif
·
Motivating
(motivasi):
Membina,
mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik
bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan
pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human
relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian
tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan
jaminan pemeliharaan kesehatan
·
Controlling
(pengendalian):
Mengadakan
pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang
telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa
besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang
harus dilakukan selanjutnya
Faktor-faktor
produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:
·
Manusia
atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
·
Uang
atau Biaya (Money)
·
Bahan-bahan
atau Material (Materials)
·
Mesin
dan Peralatan (Mechines & Equipment)
Sumber-sumber diatas
menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan
menambah 2 sumber lagi:
·
Tata
kerja (Methods)
·
Pasar
(Market)
Dalam
kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut
pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode
hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas
sasaran kegiatan.
Hubungan
timbal balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)
3. Sejarah
O & M
Istilah
O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization
and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord
of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang
perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah
O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi,
menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter
Administrasi” dengan fungsi:
·
Mengadakan
prognosis (problems observation)
·
Mengadakan
diagnosis (problems identification)
·
Menentukan
sebab-sebab (reasions determination)
·
Memberikan
terapi dan pengobatan (problems solution)
Istilah-istilah
O & M
Di
Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management
analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency
engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah:
Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga
penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi
& tata laksana.
Apabila
dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff,
oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang
dimaksud adalah:
· Membantu
top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok
atau struktur organisasi
· Membantu
top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
·
Membantu
penempatan staf
·
Membantu
manajer dalam proses pengambilan keputusan
· Membantu
dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system
pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
·
Merencanakan
pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
· Membantu top manajer dalam hubungan antar unit,
pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
· Membantu
dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.
4. O
& M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis
dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal
tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru
Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan
pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran
ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain
berfungsi sebagai kegiatan analisis O
& M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan
terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
a. Perencanaan
pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:
- Perumusan
tujuan survei
- Penentuan
ruang lingkup
- Penentuan
sasaran
- Penentuan
sampling
- Persiapan
program
- persiapan
pelaksanaan
b. Pelaksanaan Survei
·
Pengumpulan
data
·
Pengumpulan
fakta:
1. Peninjauan langsung
2. Wawancara
3. Diskusi
4. Membagikan survey
5. Riset
c. Pengolahan
·
Pembuatan
table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
·
Penemuan
masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif
d. Penyajian
·
Penyerahan
laporan
·
Pemaparan
e. Penerapan
·
Pembinaan
hubungan kontinyu
·
Penugasan
·
Penilaian
RUANG
LINGKUP O & M
·
Analisis
Organisasi (Organizational Analysis)
·
Komunikasi
dalam organisasi (Communication in Organization)
· Tata
kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
· Pendayagunaan
mesin kantor (Office mechine)
· Pentingnya
tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
· Kesimpulan
akhir (Final Conclusion)
5. EFISIENSI
Seperti
telah dibahas pada bab-bab sebelumnya tujuan akhir dari adanya O&M adalah
bagaimana tercipta efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
berjalan lancar sesuai dengan harapan, oleh sebab itu kita perlu mengetahui apa
yang dimaksud dengan efisiensi itu sendiri.
Efisiensi
adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output)
dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).
Efesiensi
merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga
O&M sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen
bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.
Syarat-syarat
tercapainya efesiensi:
· Berhasil
guna (efektif)
Kegiatan telah
dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang
ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas
· Ekonomis
Dalam usaha
pencapaian efektif maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu,
ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan
sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi
· Pelaksanaan
kerja dapat dipertanggungjawabkan
Untuk membuktikan
bahwa dalam pelaksanaan kerja benar-benar di buat se objektif mungkin, mencerminkan
fakta sesusungguhnya, dengan membuat report-report sebagai bukti pengeluaran
pengeluaran yang telah dilakukan.
· Pembagian
kerja yang nyata
Dalam pembagian
kerja harus didasarkan pada kemampuan masing-masing individu yaitu benar-benar
berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia
· Rasionalitas
wewenang dan tanggung jawab
Antara wewenang dan
tanggung jawab harus terjadi keseimbangan, jangan sampai wewenang lebih besar
atau sebaliknya
· Prosedur
kerja yang praktis
Untuk menegaskan
bahwa O&M merupakan kegiatan praktis, maka target efektif dan ekonomis,
pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang
memuaskanharuslah merupakan kegiatan-kegiatan operasional yang dapat
dilaksanakan dengan lancer dan tidak hanya berhenti sebagai konsep-konsep
teoritis di atas kertas saja O&M menunjukan kegiatan ilmiah dan praktis
yang urutan tahap demi tahap mencerminkan asal pekerjaan, kemana akan
diteruskan dan kapan selesainya.
Cara Meningkatkan
efesiensi:
·
Pelaksanaan
fungsi manajemen dengan tepat
·
Pemanfaatan
sumber-sumber dengan tepat pula
·
Pelaksanaan
fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan
· Pengarahan
& Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang
berkesinambungan.
6. RUANG
LINGKUP O&M
Seperti
telah dijelaskan pada Bab-1 bahwa fungsi O&M adalah unit staf atau
sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi
manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori
O&M secara tepat.
Kegiatan-kegiatan yang termasuk
ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:
·
Anailisis
organisasi
·
Komunikasi
dalam organisasi
·
Tata kerja,
prosedur dan system kerja
·
Pentingnya
filling
·
Penyimpanan
data & dokumen
·
Formulir
·
Pendayagunaan
mesin kantor & peralatan
·
Penyusunan
tata ruang & perencanaannya
·
Penulisan
laporan
·
Penyusunan
buku pedoman kerja
·
Penyusunan
Anggaran belanja
·
Analisis
kepegawaian
TEORI ORGANISASI
Manusia
adalah mahluk social yang cinderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur
dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai sautu tujuan tetapi karena
keterbatasan kemampuan menyebabkan mereka tidak mampu mewujudkan tujuan tanpa adanya
kerjasama. Hal tersebut yang mendasari manusia untuk hidup dalam berorganisasi.
Beberapa
definisi tentang Organisasi:
Menurut
ERNEST DALE:
Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi
penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubunngan kerja dari
orang-orang dalam suatu kerja kelompok.
Menurut CYRIL SOFFER:
Organisasi
adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam
suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi
tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.
Menurut
KAST & ROSENZWEIG:
Organisasi
adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan
sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan
orang-orang berorenteasi pada tujuan.
Definisi
UMUM:
“Kelompok
orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”
CIRI-CIRI
ORGANISASI:
· Lembaga
social yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang
ditetapkan.
· Dikembangkan
untuk mencapai tujuan
· Secara
sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun
· Instrumen
social yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.
Dibawah ini merupakan bagan tentang
perkembangan teori organisasi:
1.
TEORI ORGANISASI
KLASIK
Teori ini
biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”.
Berkembang mulai 1800-an (abad 19).
Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang
tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk
mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
Dalam teori
ini organisasi digambarkan seperti toet piano dimana masing-masing nada
mempunyai spesialisasi (do.. re.. mi.. fa.. so.. la.. si..) dimana apabila tiap
nada dirangkai maka akan tercipta lagu yang indah begitu juga dengan
organisasi.
Dikatakan
teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil
yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.
Defisi
Organisasi menurut Teori Klasik:
Organisasi
merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan,
peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila
orang bekerja sama.
Teori
Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat
unsure pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:
a. Sistem kegiatan yang
terkoordinasi
b. Kelompok orang
c. Kerjasama
d. Kekuasaan &
Kepemimpinan
Sedangkan
menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi
pokok: Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)
Sedangkan
yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:
a. Pembagian kerja (untuk
koordinasi)
b. Proses Skalar &
Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal)
c. Struktur (hubungan antar
kegiatan)
d. Rentang kendali (berapa
banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).
Teori
Klasik berkembang dalam 3 Aliran:
¨
BIROKRASI Dikembangkan dari Ilmu
Sosiologi
¨ ADMINISTRASI Langsung dari praktek
manajemen memusatkan Aspek Makro sebuah organisasi.
¨ MANAJEMEN ILMIAH Langsung dari praktek manajemen memusatkan
Aspek Mikro sebuah organisasi.
Semua teori
diatas dikembangkan sekitar tahun 1900-1950. Pelopor teori ini kebanyakan dari
sebuah negara berbentuk kerajaan “Mesir, Cina & Romawi”.
TEORI BIROKRASI
Dikemukakan oleh “MAX
WEBER” dalam buku “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism” dan “The
Theory of Social and Economic Organization”.
Istilah BIROKRASI berasal
dari kata LEGAL_RASIONAL:
“Legal” disebakan adanya
wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara
jelas. Sedangkan “Rasional” karena adanya penetapan tujuan yang ingin
dicapai.
Karekteristik-karekteristik
birokrasi menurut Max Weber:
·
Pembagian
kerja
·
Hirarki
wewenang
·
Program rasional
·
Sistem
Prosedur
·
Sistem
Aturan hak kewajiban
·
Hubungan
antar pribadi yang bersifat impersonal
TEORI ADMINISTRASI
Teori ini dikembangkan
oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa
dan James D. Mooney, Allen Reily dari Amerika.
HENRY FAYOL (1841-1925): Seorang industrialis
asal Perancis tahun 1916 menulis sebuah buku “Admistration industrtrielle et
Generale” diterjemahkan dalam bahasa inggris 1926 dan baru dipublikasikan di
amerika 1940.
14 Kaidah manjemen
menurut Fayol yang menjadi dasar teori administrasi:
·
Pembagian
kerja
·
Wewenang
& tanggung jawab
·
Disiplin
·
Kesatuan
perintah
·
Kesatuan
pengarahan
·
Mendahulukan
kepentingan umum
·
Balas
jasa
·
Sentralisasi
·
Rantai
Skalar
·
Aturan
·
Keadilan
·
Kelanggengan
personalia
·
Inisiatif
·
Semangat
korps
Fayol membagi kegiatan
industri menjadi 6 kelompok:
·
Kegiatan
Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)
·
Kegiatan
Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)
·
Kegiatan
Financial (penggunaan optimum modal)
·
Kegiatan
Keamanan
·
Kegiatan
Akuntansi
·
Kegiatan
Manajerial atau “FAYOL’s FUNCTIONALISM” yaitu:
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pemberian perintah
d. Pengkoordinasian
e. Pengawasan
JAMES D. MOONEY &
ALLEN REILLY :1931)
Menerbitkan sebuah buku “ONWARD INDUSTRY” inti dari pendapat mereka adalah
“koordinasi merupakan factor terpenting dalam perencanaan organisasi”. Tiga
prinsip yang harus diterapkan dalam sebuah organisasi menurut mereka adalah:
a. Prinsip Koordinasi
b. Prinsip Skalar &
Hirarkis
c. Prinsip Fungsional
MANAJEMEN ILMIAH
Dikembangkan tahun 1900
oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR). Definisi
Manajemen Ilmiah:
“Penerapan metode ilmiah
pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat
mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja”.
F.W. TAYLOR menuangkan
ide dalam tiga makalah: “Shop Management”, “The Principle Oif Scientific
Management” dan “Testimony before the Special House Comitte”. Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku
“Scientific Management”.
Berkat jasa-jasa yang
sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada praktek manajemen modern maka
F.W. TAYLOR dijuluki sebagai “BAPAK MANAJEMEN ILMIAH”.
Empat kaidah Manajemen
menurut Frederick W. Taylor:
a. Menggantikan metode kerja
dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.
b. Mengadakan seleksi,
latihan dan pengembangan karyawan
c. Pengembangan ilmu tentang
kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan.
d. Perlu dikembangkan
semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah
2.
TEORI NEOKLASIK
Aliran yang berikutnya
muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”.
Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan
penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social
karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.
HUGO MUNSTERBERG
Salah tokoh neoklasik
pencetus “Psikologi Industri”. Hugo menulis sebuah buku “Psychology and
Industrial Effeciency” tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara
manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan
adanya perbedaan karekteristik individu dalam organisasi dan mengingatkan
adannya pengaruh factor social dan budaya terhadap organisasi.
Munculnya teori neoklasik
diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthorne tahun
1924 milik perusahaan Western Elektric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga
Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan ELTON MAYO seorang riset dari
Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya memperhatikan insentif upah dan
Kondisi kerja karyawan dipandang sebagai factor penting peningkatan
produktifitas.
Dalam pembagian
kerja Neoklasik memandang perlunya:
a. Partisipasi
b. Perluasan kerja
c. Manajemen bottom_up
3.
TEORI MODERN
Teori ini muncul pada
tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan dua teori sebelumnya yaitu klasik dan
neoklasik. Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau
“Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori
Organisasi Modern melihat bahwa semua unsure organisasi sebagai satu
kesatuan yang saling bergantung dan
tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan
lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang
berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan
hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.
TEORI MODERN VS TEORI KLASIK
a. Teori Klasik memusatkan
pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan Teori Modern
menekankan pada perpaduan & perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh.
b. Teori Klasik membicarakan
konsep koordinasi, scalar, dan vertical sedangkan Teori Modern lebih dinamis,
sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang
dipertimbangkan.
